FDA1572
FDA1572 양식
- FDA 1572는 임상시험 진행 전 Principal Investigator가 서명해야 하는 Form으로,
GCP와 CFR(Code Federal Regulation)을 준수하겠다는 Statement
- USA를 제외하고 다른 나라의 연구자들은 US Regulation을 준수해야하는 의무는 없기 때문에
현재 대부분 Non-US Country에서는 해당 문서를 더 이상 수집하는 않는 추세
- 기관 주소 및 정보, Laboratory정보, IRB 정보 및 모든 Sub-investigators에 대한 정보 등
연구자에 대한 정보를 제공하는 양식
- Protocol 준수, 시험대상자 안전/권리/복지를 위해 필요하지 않는 한 의뢰자에게 알린 후에만 계획서의
변경이 가능, 본인이 연구를 직접 수행하거나 감독하고 공동연구자 및 기타 연구 업무를 수행하는
사람들에게 위의 사항을 준수하여야 하는 그들의 의무를 알려줄 것임에 대한 내용이 포함되어 있음
Financial disclosure form
- 의뢰자와 재정적 이해 상충관계에 대해 알리는 양식
TMF 관리
임상시험 실시 전 기본문서 관련 업무
- TMF Management Plan에 따라서, Investigator Site File (ISF)와 Trial Master File (TMF)를 준비한다.
- 임상시험 개시모임 당일까지 수령해야 하는 문서를 준비하고 취득한다.
- 문서관리 업무를 담당하는 자는 임상시험 기본문서 및 관리방법에 대하여 이해한다.
임상시험 실시 중 기본문서 관련 업무
- 시험 실시 중 Update되는 문서를 취합하고 원본 또는 사본을 확보한다.
- 모니터링 방문 시 실시기관의 기본문서 관리 현황을 검토한다.
- CRA는 모니터링 방문 시 실시기관의 기본문서 관리현황을 검토하고, 새롭게 확보한 문서를
TMF Site Level에도 업데이트하며 Project Management Plan에 따라 관리한다. (전자문서 포함)
임상시험 종료 후 기본문서 관련 업무
- 실시기관의 기본문서가 문서보관책임자에게 인계되어 적절하게 보관되도록 한다.
- 의뢰자의 문서보관 절차에 따라 기본문서가 보관되도록 한다.
TMF관리의 일반적인 참고사항
- TMF 목차와 Checklist 등의 Guideline을 마련
- Version Control & Table of Amendments (Protocol, ICF, CRF, IB 등)
- 중요 기본문서에 서명 누락 주의
- Figures (날짜, 수량의 논리적 순서가 맞게)
- 주기적 검토, 해당 시 즉시 업데이트 (연구자 CV, 실험실 인증서, 실험실 검사 정상범위, 서명록 등)
- 정보 보호: 시험자, 시험대상자 개인 정보 유출 방지
- Tracking Log 사용 권장 (Protocol & ICF, SAE, IRB 제출/승인 문서 등)
- 시간 순 배열
- 원본, 사본을 규정 및 내부 지침에 따라 정리
- 원본에 수정액, 연필 사용 금지
- 기본문서의 보관 기관 명시
- Note to File 지양
(별도의 NTF로 설명이 꼭 필요한 경우에만 사용하고 되도록이면 해당 문서에서 직접 확인 가능하도록 할 것)
- Missing Document Form, Not Applicable 여부 표시
IRB 승인서, 회의록
- IRB 승인서 필수 항목
→ 임상시험 명칭, 승인번호
→ 검토된 문서 제목 및 Version/Date
→ 심사일, 승인일
→ 회의 결과
- ISF에 연구자 수신의 원본 IRB 승인서 보관
- IRB의 검토 대상인 문서는 승인 시점 이후 사용
- 시험대상자에게 제공되는 문서 및 물품, 광고는 반드시 IRB 승인 후, 사용
(ICF, Patient Diary, ID Card, 설문지, 광고문구 등)
- IRB Member List
계획서 검토 당시의 구성 확인
구성 변경 시, 문서 Update (위원들의 임기 주의)
- 시험자가 IRB 위원인 경우 해당시험에 대한 결정에 참여하지 않았음이 문서화 (승인서 or 회의록)
- IRB 심의 시 참여 인원이 IRB SOP에 규정한 의결정족수를 충족하였는지 확인 필요
- IRB 승인서: IRB 운영이 GCP 및 IRB SOP에 따라 운영된다는 기록
실험실 관련 문서
- 실험실적 검사실 인증서
→ 인증 기간 확인
→ 인증 기간 종료 시 새로운 인증서 보관
- 실험실 검사의 정상범위
→ 임상시험계획서에 따라 필요한 검사 항목, 수치, 단위 기록이 적절하게 기재되었는지 확인
→ 정상범위 변경여부 주기적 확인
→ 정상범위 변경 시 변경 시기 업데이트 후 DM에 전달
IP 관련 문서
- 시험자
→ 시험약 보관 조건 및 Temperature Log 정기적 확인
→ 수불장부 (Drug Accountability Log) 정기적 확인
→ 인수증, 반납증, 처방전, 폐기 기록 (해당 시)
- 의뢰자
→ IP Label
→ 보관 및 운송 중 보관 온도 기록지
→ 수불장부, 인수증, 반납증, 폐기 기록, 품질관리증명서 (CoA)
- 시험대상자선별기록(Subject Screening Log), 시험대상자등재기록(Enrollment Log):
연구진에 의해 실시간 업데이트
- Site Visit Log와 모니터링 보고서의 날짜 일치
- Critical Equipment Calibration 기록 관리
- 연구자모임 회의록, 발표 자료 등 보관
- 시험자 교육 기록(Protocol Specific & Non-protocol Specific) 확보
- 임상시험 관련된 중요한 내용을 담은 전화 기록, 이메일, 회의록 보관
- 정기적으로 이메일 출력하여 주제별 보관:
Newsletter, Monitoring FU Letter, Subject Specific Topics
Good Documentation Practice
ALCOA-CCEA Principles
- Attributable
- Legible
- Contemporaneous
- Original
- Accurate
- Complete
- Consistent
- Enduring
- Available
Attributable
- ~에 기인하는
- 다음의 정보들이 확인이 가능해야함
→ 누가 시행하고 누가 생성한 Data 인지
→ 언제 Data가 수집되었는지
→ Data의 Source가 어떻게 되는지
- 기재한 사람의 이니셜/날짜 또는 서명/날짜 등으로 확인이 가능하고, Electronic System에서는
Audit Trail을 통해 확인이 가능해야 함
- 어떠한 Data를 수정할 때에는 반드시 누가, 언제, 왜 정보를 변경했는지도 명확히 기재되어야 함
Legible
- 읽을 수 있는, 또렷한
- Data 및 의료기록은 쉽게 읽을 수 있어야 함
- 문서를 보관하는 장시간 (Lifetime)동안 읽을 수 있어야 함
Contemporaneous
- 동시에 발생하는
- Data가 생성된 시점 및/또는 해당 업무를 수행한 시점에 Data는 기록되어야 함
- 절대 Data의 날짜를 되돌리거나 사전에 완료하면 안됨
- Data가 나중에 수정되거나 수집되는 경우에는 사유 등을 함께 기재하여 정당화해야함
Original
- 원래의, 원본의
- First Record by Appropriate Person
Accurate
- 정확한
- Data에는 오류가 없어야하고 완전하고 진실되게 관찰 내용을 반영해야 함
Complete
- 완료하다
- Data는 해당 시점까지 완료되어야 함
- 빠진 내용이 없이 가능한 모든 사항이 기록 완료되어야 함
Consistent
- 수행된 활동을 완전히 재구성할 수 있어야 함
Enduring
- 견딜 수 있는
- Data는 기록 보관 조건에 맞게 유지가 되어야 함
- EMR이나 Medical Record의 보관기간이 요구되는 보관기간에 충족하는지 확인해야 함
Available
- 사용가능한
- 해당 기록 보존 요구 사항이 지속되는 한 Data는 검토에 사용할 수 있는 방식으로 유지되어야 함
기본문서의 보관
기본문서의 보관절차
- 실시기관(Site)에서의 문서보관
→ 연구 중단이나 연구 종료 후 ISF에 모든 문서 Filing이 완료된 이후 실시 문서이관 이전에 CRC,
시험책임자와 문서보관상태 확인
→ 문서보관담당자, 문서보관실의 보관 조건 확인
→ 문서이관 신청서 작성시 필요한 사항 확인
(기본 보관기관, 비용산정방법, 보관기관 연장시 절차 및 비용, 문서 열람 및 대출 시 절차(실태조사 시) 등)
→ 문서이관 후 세부사항 (이관된 문서 수량, 문서 세부목록, 보관장소 등) 확인하고
documentation(종료방문보고서에 기재하거나 내부 절차에 따름)
- 의뢰자의 문서보관
→ 문서이관 이전에 Quality Check 실시
→ PM지시 하에 문서보관 SOP에 기재된 문서이관 절차에 따라 실시
(문서포장방법, 관련 문서작성, Index, Label 작성 방법 등)
임상시험 관련 근거문서에 대한 이해
Source Document
- 근거문서:
의약품등의 안전에 관한 규칙 별표4 [의약품 임상시험 관리기준]
→ 병원기록, 의무기록, 대상자기록, 메모, 병리검사결과, 대상자 일기, 평가점검표, 약국의 의약품 불출
기록, 자동화 검사기기에 기록된 자료, 검사인증서 및 그 공식 사본, 마이크로피쉬, 마이크로필름,
방사선학적 검사자료, 자기테이프, 약국기록자료, 병리검사실 기록자료 등과 같이 근거자료를 담고 있는
모든 문서(전자문서를 포함한다), 자료 및 기록을 말한다.
Source Data
- 근거자료:
의약품등의 안전에 관한 규칙 별표4 [의약품 임상시험 관리기준]
→ 임상시험을 재현 도는 평가하는 데 필요한 관련 임상 소견, 관찰, 그 밖의 행위 등이 기록된 원본 또는
원본의 공식 사본에 담겨 있는 모든 정보를 말한다.
Types of the Source Documents
- Electronic
- Paper
Source Documents
- ALCOAC
Monitoring
- 모니터링:
의약품등의 안전에 관한 규칙 별표4 [의약품 임상시험 관리기준]
→ 임상시험 진행과정을 감독하고, 해당 임상시험이 시험계획서(Protocol), 표준작업지침서(SOP)
및 관련규정(Regulation)에 따라 실시 및 기록되는지를 검토 및 확인하는 활동
Risk-based Monitoring (RBM)
Source Data Verification/Source Data Review
SDV/SDR Process
- Preparation
Review Core Documents (Protocol, Monitoring Plan. etc)
Check Site Progress Status & Schedule Visit
- Conduct
SDV/SDR According to Protocol & Monitoring Plan, Regulations, etc
- Close/Completion
Wrap-up
CAPA & Follow up
SDV Process - Preparation:
KGCP 8항 머목 2)
→ 다) 모니터요원은 임상시험용 의약품, 임상시험 계획서, 동의서 서식, 시험대상자설명서, 그 밖에
대상자에게 제공되는 서면 정보, 의뢰자 표준작업지침서, 실시기관 표준작업지침서,
이 기준 및 관계 법령에 대한 충분한 지식을 가지고 있어야 한다.
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